Le budget prévisionnel est à définir avant votre inscription à l’événement, comme les objectifs à votre participation au salon. Il est important d’établir ce budget prévisionnel pour constater après la manifestation les écarts et ce que vous n’aviez pas prévu. Cela sera utile pour mieux établir votre budget les années suivantes et concevoir des solutions de réduction des coûts.

Exposer sur un salon est un vrai investissement. Vous vous apercevrez aussi qu’il peut aussi rapidement devenir un gouffre si son organisation est mal gérée.

Frais prévisibles et frais cachés

Comme beaucoup d’événements, le coût total peut varier avec une grande amplitude si l’organisation de votre participation est mal gérée. La logistique est donc une composante importante qu’il ne faudra pas négliger en pratique.

D’autre part, votre participation à un salon présente de nombreux frais cachés que vous pouvez déjà découvrir ci-dessous :

Modèle de budget prévisionnel pour un exposant

===== DEPENSES =====
 INSCRIPTION
> Location du stand  € H.T
> Frais technique (branchements électriques, accès Internet, téléphone, etc.)  € H.T
> Mobilier et aménagement  € H.T
> Conférences, ateliers, événement VIP, cocktail, etc.  € H.T
CONCEPTION DU STAND  € H.T
ACTIONS DE PROMOTION
> Conception de documents  € H.T
> Impression de documents  € H.T
> Mise à jour du site Internet  € H.T
> Community Management (jeux concours, animation des médias sociaux)  € H.T
> Routage des invitations  € H.T
> Cadeaux ou objets publicitaires  € H.T
ACTIONS DE COMMUNICATION
> Encarts publicitaires  € H.T
> Conception du dossier de presse  € H.T
> Conception des communiqués de presse  € H.T
> Relations Presse  € H.T
LOGISTIQUE
> Transport du stand et autres € H.T
RESSOURCES HUMAINES
> Frais de personnel € H.T
> Frais d’hébergement € H.T
> Frais de restauration € H.T
> frais de transport € H.T
===== RECETTE =====
> € H.T

Voilà pour les charges principales et générales. Si j’en ai oublié, n’hésitez pas à apporter le complément d’informations ou à corriger une erreur par un commentaire.

En moyenne, il faut prévoir un budget de dépenses d’environ 25 000  euros pour un salon.