Après avoir investi dans votre emplacement, vous souhaitez cultiver votre image de marque sur le salon en faisant l’acquisition d’un stand. Vous hésitez entre un modèle parapluie, un modulaire ou sur-mesure ? Vous n’avez pas idée du budget nécessaire ? Par contre, vous connaissez la surface de votre stand, les composantes de votre charte graphique et vos contraintes de main d’oeuvre et de stockage. Rédigez un cahier des charges pour obtenir les propositions et conseils d’un standiste professionnel.

Le cahier de charges de votre stand : généralités

La rédaction d’un cahier des charges de votre stand se fait comme tout cahier des charges. Vous y mentionnez :

  • le contexte de votre demande,
  • la présentation de votre entreprise,
  • vos besoins précis (avec des dimensions, les composantes de votre charte graphique, le montage/démontage, le stockage, la qualité, le budget, etc.)
  • les modalités et délais de réponse,
  • les critères de sélection,
  • l’identité et coordonnée du correspondant en interne.

Ce n’est pas au standiste de rédiger ce cahier des charges, mais bien à vous. Vous devez être précis dans vos demandes, vos contraintes et vos exigences. Le cahier des charges est le premier document contractuel en cas de problème dans le futur.

Les points particuliers du cahier des charges pour un stand

  • Le contexte : vous devez préciser à quel type de salons vous souhaitez participer, la typologie des visiteurs et les objectifs généraux que vous souhaitez atteindre par votre participation à ces salons : vous faire connaître, renforcer votre notoriété, vous démarquer de vos concurrents, etc.
  • Les caractéristiques du stand : soyez précis et avant de répondre, consultez les conditions d’hygiène et de sécurité des salons et foires auxquels vous souhaitez participer. Certains refusent les ballons au-dessus des stands, d’autres imposent une hauteur des cloisons, etc. N’oubliez pas non plus les réglementations plus générales concernant l’accès pour les personnes handicapées, le matériel dangereux, les contrôles de sécurité, etc.
    Aux standistes, vous préciserez la surface du stand et sa disposition (en ligne, en angle, en carré, etc.). Vous pourrez aussi préciser si vous avez déjà fait un repérage, la présence de poteaux, de borne électrique ou d’incendie, etc.
  • L’ambiance : quel est le style de stand que vous souhaitez et quelle ambiance souhaitez-vous y diffuser ? Ce dernier point est important : souhaitez-vous que vos prospects “s’installent” ou uniquement qu’ils “passent”, souhaitez-vous donner une image “jeune”, “fun” ou de maturité, de sérieux, etc. L’ambiance joue un rôle prépondérant dans l’atteinte de vos objectifs. Elle mérite que vous preniez le temps d’y réfléchir.
  • L’aménagement : en cohérence avec l’ambiance souhaitée, vous devez décrire l’aménagement désiré, l’agencement de zones (accueil, démonstration, négociation, par exemple), l’éclairage, le revêtement de sol, etc. Si vous avez une idée précise, vous pouvez faire un plan ou un schéma, mais cela peut vous priver de la créativité des standistes.
  • Les animations : si vous proposez des démonstrations sur postes informatiques ou sur tablettes, si vous faites une démonstration manuelle, si vous devez conserver vos produits à l’abri de la lumière ou au froid, tout cela doit être mentionné aux standistes afin que leur réponse tienne compte de cette particularité.
  • La logistique : je l’ai déjà évoqué, un stand signifie aussi qu’il faudra le stocker en dehors des périodes d’exposition, le monter et le démonter. Il vous faut aussi peut-être une maintenance pour le matériel spécifique et une assurance couvrant l’ensemble du stand. Les standistes peuvent vous apporter des réponses à ces besoins. Faites-leur la demande.

 

La rédaction d’un cahier des charges pour votre stand est une mission importante qui ne doit pas être réalisée à la va-vite et sans réflexion. L’objectif sur cet investissement est d’obtenir un stand répondant à vos besoins marketing et commerciaux, mais aussi de l’amortir sur au moins 3 ans. Et pour cela, chaque critère ou besoin doit être analysé dans le cadre de son évolution.

Comment rédigez-vous le cahier des charges de votre stand ?  Quelles sont vos demandes particulières aux standistes ? Quels sont les points de vigilance quand on collabore avec un standiste ? Partagez avec nous votre expérience en déposant un commentaire.