Comment bien réaliser son inscription à un salon professionnel ?Je vous l’ai précisé et tous ceux qui ont déjà exposé vous le diront :  un salon, c’est un vrai investissement en temps ! Et cela commence dès l’inscription qui n’est pas un simple appel téléphonique ou un bon à renvoyer. Avant de vous inscrire, vous devez définir les objectifs de votre participation à la manifestation, définir votre budget prévisionnel et désigner celui qui va gérer l’organisation de cet événement, si vous n’avez pas de marketeur en interne. Sinon, c’est le service Marketing qui prend en charge le projet.

Ceci fait, vous pouvez commencer à procéder à l’inscription. Bien entendu, si vous souhaitez choisir votre emplacement, il est préférable de s’inscrire le plus tôt possible. L’organisateur a généralement un stand sur le salon où il négocie déjà les réservations pour l’année suivante.

L’appel à l’organisateur

Dès ce premier contact, vous êtes déjà négociation. Non seulement, vous devez obtenir les réponses à vos questions, mais aussi obtenir le meilleur emplacement du salon au meilleur prix. Votre participation au salon est aussi négociable concernant les frais techniques, la conférence ou votre promotion dans le guide du salon.

Le dossier Exposant

Ce dossier n’est pas un simple dossier administratif. C’est la présentation commerciale de votre entreprise et de votre offre qui sera exploitée par l’organisateur. Je vous conseille donc de prendre le temps de le remplir. Pour de nombreux organisateurs, ce dossier est dorénavant à remplir en ligne. Pour ma part, je relève les rubriques et leurs contraintes pour préparer au brouillon ma future saisie.

Généralement, pour compléter ce dossier Exposant, on vous demande :

  • la surface du stand souhaitée et le numéro de stand désiré (ou déjà négocié),
  • un plan schématique de votre stand (pour prévoir les branchements),
  • le nom commercial (enseigne) de l’entreprise – évitez de mentionnez SA ou SARL qui brouille le message,
  • une description de votre entreprise et de votre offre – prenez le temps de bien la rédiger, elle sera repris par l’organisation sur son site et son annuaire des exposants,
  • les référents (contacts) et leurs coordonnées,
  • le nombre et l’identité des personnes qui auront un badge (animateurs du stand)
  • le nombre d’habilitation d’accès pour les voitures ou camions
  • une attestation d’assurance,
  • la signature du réglement et des conditions d’hygiène et de sécurité  – à lire attentivement.

Le dossier technique

Pour la sécurité des visiteurs comme la vôtre et celle des autres exposants, pour le bien vivre ensemble et enfin l’image de marque du salon, l’organisateur impose des contraintes. La lecture du dossier technique doit donc être atentive, car par exemple, la hauteur de votre stand peut être supérieure à celle exigée ou alors, les horaires de montage ou de démontage du stand vous imposer une organisation plus complexe que celle envisagée.

Ne cherchez pas à passer outre ou à contourner ses règles. Elles ne sont pas fantaisistes, mais bien fondées. En voulant vous imposer, vous obtiendriez uniquement l’interdiction d’exposer, sans remboursement de votre participation et à ne pas être accepter sur les prochaines éditions du salon.

Je vous engage aussi à lire ce document produit par la Préfecture IDF à propos de la sécurité des salons (téléchargement automatique) et le rapport du Préfet sur la sécurité (téléchargement automatique).

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